Det jordbrugsvidenskabelige fakultet ville have system i samarbejdet

Tænk sig at have alting samlet ét sted, når man samarbejder. E-mails, dokumenter, diskussioner og kalender. Ét rum til effektivt samarbejde.

Det havde man ikke hos Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet (DJF), som er en del af Aarhus Universitet. Men det var noget, som de cirka 1.000 medarbejdere savnede i deres arbejde med at fastholde, udvikle og formidle videngrundlaget for bæredygtigt jordbrug og produktion af fødevarer af høj kvalitet. Og det gjorde erhvervspartnerne i øvrigt også, viste en brugerundersøgelse af samarbejdet.

- På klassisk vis samarbejdede vi med e-mail og på fildrev. Fx kunne en forsker rundsende en e-mail med 19 dokumenter til 75 dyrlæger. Og hvis hun så alligevel havde glemt ét dokument, kunne hun forstyrre alle 75 samarbejdspartnere igen, forklarer Jette G. Fudge Jørgensen, som er it-medarbejder og projektleder på ekstranettet hos DJF.

- Samtidig kunne det tage lang tid at finde information. Fx er myndighedshåndtering et vigtigt område hos os. Den information kunne ligge i både vores journalsystem ScanJour og på fildrev.

- Sidst, men ikke mindst var der også en risiko for, at information ganske enkelt kunne gå tabt, hvis det lå lokalt hos en medarbejder, som for eksempel fik nyt arbejde.